Muhasebe Programı

Muhasebe programı (muhasebe yazılımı), borç hesapları, alacak hesapları, genel muhasebe, bordro ve bilanço gibi fonksiyonel modüllerdeki muhasebe işlemlerini kaydeden ve derleyen bir uygulama yazılımıdır. Bir muhasebe bilgi sistemi olarak çalışır. Bir kuruluş tarafından kendi bünyesinde geliştirilmiş, üçüncü parti bir yazılım firmasından satın alınmış veya harici bir yazılım üzerine lokal değişiklikler uygulanarak ortaya çıkan yeni bir yazılım paketi olabilir.

Muhasebe yazılımları internet erişiminin olduğu herhangi bir yerde çevirim içi kullanılabilir veya bir masaüstü uygulaması olarak bilgisayarlarda çalıştırılabilir. İşlevsellik ve maliyetine göre bir çok yazılım programı vardır.

1990'ların ortalarından beri bir çok firmanın ticareti bırakması veya daha büyük şirketlerin grubuna dahil edilmesi nedeniyle, piyasası ciddi bir şekilde düşmektedir.

Muhasebe programı modülleri

Muhasebe yazılımı, genellikle muhasebenin belirli alanlarıyla alakalı olarak, çeşitli modüller içerir. En yaygın olanları arasında:

Ana modüller

• Alacak hesapları - şirket alacaklarının girildiği modül.
  

• Borç hesapları-şirketin faturalarının ve borçlarının girildiği modül.
  

• Genel muhasebe defteri - şirket defteri
  

• Faturalandırma - şirketin müşterilere fiş ve fatura kestiği modül
  

• Stok / envanter - şirketin stok kontrolünü tuttuğu modül
  

• Satın alma  - şirketin sipariş envanteri
  

• Satış envanteri - şirketin envanter arzı için müşteri siparişlerini kaydettiği modül
  

• Muhasebe - şirketin tahsilat ve ödemelerini kaydettiği modül
  

Temel Olmayan Modüller

• Borç tahsilatı - şirketin vadesi geçmiş faturaları takip ve tahsil etmek için kullandığı modül (bazen alacak hesaplarının bir kısmı)
  

• Elektronik ödeme işlemleri
  

• Gider-çalışanların işle ilgili masraflarının girildiği modül
  

• Talepler- şirketin herhangi bir düzenlemeye veya eklemeye gerek duymadan bilgileri ekranda görüntülediği modül
  

• Bordro-şirketin maaş, ücret ve vergileri takip ettiği modül
  

• Raporlar-şirketin verileri raporladığı modül
  

• Muhasebe çizelgesi -Muhasebecilerin müşteri fatura kayıtlarını yönettiği muhasebe defteri modülü
  

• Satın alma talep modülü - bu modülde satın alma departmanı için sipariş talepleri yapılır, onaylanır ve izlenir
  

• Bilanço- tutarlılık için alacak ve borç defterlerini karşılaştıran modül
  

• Bileşenler modülü
  

• Yevmiye defteri
  

• Departmanlara ayrılmış muhasebe modülü
  

• Katma değer vergileri için destek modülü
  

• Vadesi geçmiş ödeme hatırlatması

• Banka özet akışı entegrasyonu

Satıcıların bu modüller için farklı adlar kullanabileceğini unutmayınız.

Muhasebe programı kurulumu

Çoğu durumda, kurulum (yani müşteriye sisteminin kurulumu ve yapılandırılması), masrafları ve lisanslama ücretleri de eklendiğinde programın işletmeye maliyeti satış fiyatının üzerinde olabilir. Piyasadaki çoğu orta ölçekli ve daha kapsamlı programlar sadece bayiler, geliştiriciler ve danışmanlar vasıtasıyla satılır. Yazılım üreticisine lisans ücreti ödenir ve son kullanıcıdan kurulum, özelleştirme ve destek hizmetleri ücret tahsil edilir. Müşteriler, normal olarak, kurulum ve danışmanlık ücretleri için yazılım ücretinin yaklaşık %50 ile %20'si gibi bir miktarı ekstradan öderler.

Bazı firmalar programı sattıkları müşterilere direkt olarak danışmanlık hizmeti de vererek bayileri aradan çıkarmış olurlar. Muhasebe yazılımları, bilgi erişim sürecini hızlandırmak, banka hesaplarının izlenmesinde verimliliği artırmak, Katma Değer Vergisi (KDV) / Ürün ve Hizmet Vergileri gibi kayıtları otomatik olarak hazırlamak ve belki de en önemlisi şirketin finansal durumunun anlık takibi gibi, bir çok açıdan faydalı programlardır.

Muhasebe programları

Kişisel muhasebe

Kişisel muhasebe yazılımı, evdeki kullanıcılara yöneliktir ve piyasada düşük ücretlere satılıp, basit usulde alacak -borç takibi, bütçe planlaması, muhasebe bilgileri ve bilançonun tutulduğu programdır.

Ucuz muhasebe programları

Küçük ölçekli işletmeler için pazarlanan düşük ücretli muhasebe uygulamaları yazılımları, en temel muhasebe fonksiyonlarının yapılmasına olanak tanır. Bu tip firmalar genelde sadece iç pazara yönelik bir program geliştirirken, daha kapsamlı büyük firmalar her bir ülke için farklı çözümler sunan programlar geliştirmektedir.

Düşük ücretli ürünlerin birçoğu birçok işletmede görülen 'çift girişli' (alacak ve borçlar iki ayrı sisteme girilir) sistemlerin aksine "tek girişli" (alacak ve borçlar aynı sisteme girilir) ürünler olarak nitelendirilmektedir. Bazı ürünlerin önemli işlevleri vardır ancak GAAP (Genel Muhasebe İlkeleri) veya IFRS (Uluslararası Finansal Raporlama Standartları)/ FASB (Finansal Muhasebe Standartları Paneli) uyumlu değildir. Bazı düşük ücretli programların güvenliği veya muhasebe kontrol sistemi  yeterli değildir.

Orta ölçekli muhasebe programları

Orta ölçekli piyasa, uluslar arası muhasebe standartlarının ihtiyaçlarına cevap verebilecek ve birden çok para biriminde muhasebe yapmaya yarayan geniş iş muhasebesi yazılımlarını kapsamaktadır.

Genel muhasebe işlevlerine ek olarak, yazılım, entegre veya ilave yönetim bilgi sistemlerini içerebilir ve bir veya daha fazla pazara göre yapılandırılmış olabilir; örneğin entegre modüllerle veya ek bileşenlerle desteklenmiş proje muhasebesi programı.

Bu pazardaki yazılım uygulamaları tipik olarak aşağıdaki özellikleri içerir:

Endüstriyel standartlarda sağlam veritabanları

Endüstriyel standartlarda raporlama araçları

Uygulamayı yapılandırmak veya genişletmek için (örneğin bir Yazılım Geliştirme Kiti), program koduna erişimi sağlayan araçlar.

Profesyonel muhasebe programları

En karmaşık ve pahalı işletme muhasebe yazılımıdır. Çoğu zaman kurumsal kaynak planlı (ERP) yazılım olarak bilinen kapsamlı bir yazılım paketidir.

Bu uygulamalar genellikle altı aydan daha uzun bir kurulum ve entegrasyon süresine sahiptir. Bu programlar genelde, uyarlama, yapılandırma ve özelleştirme gibi bir dizi işlevsel özelliklerle muhasebe programına benzetilen yazılımlardır.

Üst düzey programların avantajı, bu sistemleri şirketin özel amacına hizmet etmek üzere tasarlanmış olup, son derece özelleştirilebilir fonksiyonlar sayesinde,  o iş yerinin gereksinimlerini tam olarak karşılayabilecek bir şekilde ayarlanabilir olmasıdır. Bu durum genellikle ücret ve kurulum süresi açısından büyük bir külfet getirir.

Muhasebe programı seçimi

Sektördeki bir uygulamayı mı yoksa genel amaçlı bir uygulamayı mı satın alacağınıza karar vermek genellikle çok zordur. Özel olarak hazırlanmış bir uygulama veya belirli bir endüstri için tasarlanmış programlar beraberinde şu endişeleri getirir:

Daha küçük geliştirme ekibi

Artan, satıcı firmanın iş başarısızlığı riski

Destek imkanlarının azalması

Artıları ise :

Özelleştirme için daha az gereksinim

Azalan uygulama maliyetleri

Son kullanıcı eğitim süresi ve maliyetlerinde düşüş

Bazı ön muhasebe programları şu endüstrileri içerir:

Bankacılık

İnşaat

Tıp

Kar amacı gütmeyen kuruluş veya bağış kurumu muhasebesi

Satış noktası (perakende satış noktası)

Gayrimenkul yatırım ortaklığı

Çocuk bakım hizmetleri yazılımı

Muhasebe defteri yönetimi

Basit muhasebe programları

Teknoloji geliştikçe, yazılım üreticileri daha düşük fiyatlarla daha gelişmiş yazılımlar sunabilmektedir. Bu yazılımlar farklı ölçeklerdeki şirketler için uygundur. Orta ölçekte piyasanın ve ileri teknoloji yazılımlarının (gelişmiş özelleştirme ve son derece ölçeklenebilir veritabanları dahil olmak üzere) birçok özelliği; küçük işletmelerin büyüme göstermeleri veya farklı yerlerde şube açmaları nedeniyle, gereksinimleri haline gelebilir. Ek olarak, yurt dışına açılan veya evde çalışma imkanı sağlayan bir çok küçük işletmenin de farklı konumlarla temas halinde olması gerekebilmektedir. Seçenekler arasında yazılımı bir hizmet olarak pazarlamak veya internet üzerinden farklı konumlardan erişilebilen başka bir uygulama kullanmak gelmektedir.

SaaS muhasebe yazılımı

Daha hızlı bilgisayarların ve internet bağlantılarının ortaya çıkmasıyla, muhasebe yazılımı şirketleri, daha büyük bir ön lisans ücreti yerine aylık abonelik ücreti karşılığında muhasebe yazılımı hizmeti verebilir hale geldi. (SaaS - Bir Hizmet Olarak Yazılım). Bu yeni iş modelinin benimsenme oranı, eski üretici firmalar kendi çevrim içi sürümlerini yayınlamak zorunda kalana kadar, düzenli bir şekilde arttı. En güncel bulut muhasebe yazılımı kullanıcıları, aylık abonelik ücreti ödemekten kaçınmak için, bulut sisteminin hızla yaygınlaşmasını ummaktadırlar.